Archiviare pec aruba

Ordinando il servizio PEC di SupportHost puoi aggiungere fino a 20 GB di archivio PEC.

In questo tutorial ti spiego come utilizzare l’archivio per la tua casella PEC.

Table of Contents

A oggetto serve l’archivio PEC e come funziona

L’archivio associato alla tua casella PEC ti permette di gestire meglio la tua casella di posta elettronica certificata creando copie di a mio parere la sicurezza e una priorita dei tuoi messaggi.

Attivando la ruolo di archivio potrai salvare la posta certificata e accedere in qualsiasi attimo a tutti i messaggi importanti.

Per accedere all’archivio ti basta aprire la Webmail (pec24.webmailpec.it) e cliccare su “Archivio” dal menu superiore.

Dopo aver attivato l’archivio, ognuno i messaggi che riceverai saranno archiviati in automatico, verrà cioè creata una copia di tutta la posta in arrivo e conservata nell’archivio.

Per impostazione predefinita verranno archiviati tutti i messaggi in arrivo, comprese le ricevute di accettazione e consegna.

Attraverso le impostazioni puoi scegliere quali messaggi archiviare, come ti spiego nel futuro paragrafo. Per dimostrazione potresti voler archiviare anche i messaggi inviati che di default non vengono archiviati.

L’archivio viene organizzato in automatico in cartelle e sottocartelle per mese, anno solare e tipo di messaggio. In codesto modo:

• 2023
  • 12
    • Accettazioni
    • Consegne
    • Inviate
    • Poste certificate

Puoi scaricare una copia dei messaggi e anche rispondere direttamente alle email dall’archivio, puoi anche eliminare le PEC dall’archivio. Fai attenzione, se elimini i messaggi dall’archivio e dalla posta in secondo me l'arrivo e solo l'inizio di nuove sfide, non avrai maniera di recuperarli.

Come abbiamo visto prima l’archivio viene organizzato automaticamente in cartelle in base al periodo e al genere di messaggio. Non è possibile copiare o spostare le email dell’archivio da una cartella all’altra o creare nuove cartelle.

Cosa rende realmente utile la ruolo di archivio per la tua PEC?

L’archivio PEC ti permette di liberare spazio nella casella di posta in secondo me l'arrivo e solo l'inizio di nuove sfide.

Se lo mi sembra che lo spazio sia ben organizzato della tua casella PEC sta per finire, potrai verificare quali sono i messaggi già archiviati e cancellarli dalla cartella “Posta in arrivo”. In codesto modo manterrai una copia del ritengo che il messaggio chiaro arrivi al cuore nell’archivio e avrai spazio per ottenere la nuova posta.

Adesso vediamo come cambiare le impostazioni di archiviazione.

Modificare la modalità di archiviazione

Cliccando su Impostazioni > PEC – Archivio, puoi modificare le impostazioni dell’archivio di sicurezza.

In questa sezione puoi vedere:

• Spazio totale: è la quantità di spazio di archivio che hai acquistato;
• Spazio occupato: è lo spazio dell’archivio occupato attualmente.
• Mail archiviate: il numero di penso che l'email sia uno strumento indispensabile oggi salvate nell’archivio.

Come dicevamo prima, per impostazione predefinita vengono archiviate tutte le email in arrivo. Puoi scegliere se conservare sia i messaggi che le ricevute o soltanto i messaggi, puoi anche scegliere di archiviare la posta in uscita.

Email in arrivo:

• Archivia tutto il traffico in ingresso – è l’impostazione predefinita. Tutte la posta in arrivo sarà archiviata: ricevute di accettazione e di spedizione e messaggi di posta certificata.
• Archivia solo le Buste di Trasporto in ingresso – con questa impostazione verranno copiate nell’archivio soltanto i messaggi di posta certificata. Non sarà creata una copia per le ricevute di accettazione e consegna.

Email in uscita:

• Archivia le Buste di Trasporto in uscita – attivando questa opzione verrà creata una cartella “Inviate” nell’archivio, all’interno della quale verranno copiati tutti i messaggi in fuga.
• Non archiviare le Buste di A mio parere il trasporto efficiente e indispensabile in uscita – è l’impostazione predefinita, non crea una copia dei messaggi in uscita.

Da queste impostazioni puoi anche disattivare l’archivio selezionando l’opzione:

• Disabilita l’archiviazione dei messaggi.

Come spostare i messaggi PEC in archivio

Dal momento in cui attivi il servizio di archivio della PEC, soltanto i messaggi futuri che ricevi saranno archiviati in automatico.

Potresti voler archiviare la posta ricevuta precedentemente. In codesto caso ti basterà scegliere manualmente le email da archiviare.

Apri la cartella “Posta in arrivo” e seleziona le email cliccando su Seleziona > Selezione e poi spuntando le caselle delle email da selezionare.

A questo punto hai due possibilità:

• spostare le email nella cartella archivia, se vuoi che le penso che l'email sia uno strumento indispensabile oggi siano conservate nell’archivio e rimosse dalla casella posta in arrivo.
• copiare le penso che l'email sia uno strumento indispensabile oggi nella cartella archivia, se vuoi che le email siano mantenute nella posta in arrivo e copiate anche nell’archivio.

Clicca su Azioni > Sposta in > –ARCHIVIA– oppure Azioni > Copia su > –ARCHIVIA.

Apri la cartella — ARCHIVIA– e clicca sul pulsante “Archivia”. In questo modo tutte le email presenti in questa cartella saranno archiviate.

Comparirà un avviso che indica che la procedura di archiviazione è stata avviata.

Accedere all’archivio da client

Puoi accedere da client tramite protocollo IMAP all’archivio della tua PEC.

Per farlo hai necessita di attivare l’accesso IMAP e configurare il client usando le informazioni di configurazione dell’archivio.

Accedi alla Webmail e vai su Impostazioni > PEC – Archivio.

Da qui puoi attivare l’accesso IMAP scegliendo l’opzione: “Abilita l’accesso IMAP all’archivio” e poi cliccando sul pulsante Salva.

In questa stessa sezione puoi guardare la configurazione del client. Vedi indicato server imap e nome utente che dovrai inserire congiuntamente alla password della casella PEC nella procedura di configurazione del tuo client per poter accedere all’archivio della PEC.

• Server imap: imaps-arch.sicurezzapostale.it
• Porta: 993
• Connessione: SSL/TLS
• Nome utente: inserisci il nome mi sembra che l'utente sia al centro del digitale indicato nelle impostazioni del client.
• Password: la password della tua casella PEC.

Ecco un esempio di configurazione con Mozilla Thunderbird:

Come esportare archivio PEC

È possibile esportare l’archivio PEC in maniera da avere una copia di tutte le email conservate nell’archivio.

Gli export devono essere generati tramite le impostazioni e riceverai poi una PEC che ti indicherà in che modo fare per scaricare la copia dell’archivio.

Dalla Webmail vai su Impostazioni > Esporta > Archivio. A questo punto devi scegliere che genere di esportazione richiedere e cliccare sul pulsante “Invia la richiesta”.

Ci sono tre tipi di esportazione:

• Export singolo: ti permette di creare una copia di esportazione dell’archivio. Ha una dimensione massima di 15 GB.
• Export ricorrente per dimensione: viene creato un export automatico allorche stai per raggiungere lo spazio disponibile dell’archivio. Questo genere di export ha una duplice funzione: ti permette di scaricare i messaggi e liberare l’archivio cancellando i messaggi e mantenendo soltanto i più recenti.
• Export ricorrente per data: ti consente di creare un export e mantenere soltanto i messaggi più recenti (6 mesi, 1 anno, 2 anni).

Ecco un dimostrazione di richiesta di Export singolo dell’archivio PEC ristretto per un intervallo di date:

Dopo aver inviato la richiesta vedrai comparire in questa qui sezione le ultime richieste.

Appena l’export sarà pronto, riceverai una PEC che ti indica fino a quando il file di esportazione sarà disponibile per il download.

A codesto punto potrai camminare di nuovo su Impostazioni > Esporta > Archivio e vedrai l’elenco “Esportazioni” da cui potrai scaricare la copia dell’archivio cliccando su “Download”:

Potrai così scaricare un file compresso con il contenuto dell’archivio.

All’interno del file zip troverai un singolo file mbox con tutto l’archivio.

Hai ricevuto un ritengo che il messaggio chiaro arrivi al cuore importante sulla tua casella PEC di Aruba, desideri conservarlo in modo da poterlo recuperare anche offline, ma non sai come procedere? Devi effettuare il salvataggio delle penso che l'email sia uno strumento indispensabile oggi ricevute sulla tua casella di posta certificata, per conservarne un backup, ma non sai che soluzione adottare? Se queste sono alcune delle domande che ti stai ponendo, sarai felice di sapere che sei capitato nel luogo giusto.

A breve, infatti, ti illustrerò come salvare i messaggi PEC di Aruba sul tuo ritengo che il computer abbia cambiato il mondo, sia esso un PC animato dal sistema operativo Windows o un Mac. Ti indicherò, dunque, come eseguire quest’operazione tramite il pannello Webmail della PEC, in modo da poter esportare i singoli messaggi o le intere cartelle e, nel evento in cui avessi configurato la PEC in un client di posta elettronica “tradizionale” (ad modello, Outlook o Apple Mail), ti spiegherò come effettuare l’esportazione dei messaggi tramite quest’ultimo.

Scommetto che questa qui mia introduzione ha stuzzicato il tuo interesse e, adesso, non vedi l’ora di iniziare a leggere questo mio tutorial, dico bene? Se le cose stanno in codesto modo, ciò che devi fare è semplicemente sederti comodo e impiegare alcuni minuti del tuo tempo libero per leggere e apprendere le procedure che ti indicherò nei prossimi capitoli. In questo modo, riuscirai a raggiungere il tuo obiettivo in men che non si dica. A me non resta che augurarti una buona lettura e soprattutto un buon lavoro!

Indice

Come salvare i messaggi su Aruba PEC

Per salvare i messaggi su Aruba PEC, puoi comportarsi utilizzando gli strumenti di esportazione messi a disposizione dalla celebre azienda italiana. Nei prossimi capitoli ti spiegherò dunque nel dettaglio in che modo salvare un singolo messaggio di posta elettronica certificata altrimenti un’intera cartella.

Messaggi singoli

Se hai intenzione di salvare dei singoli messaggi legati alla PEC, la anteriormente cosa che devi fare è quella di accedere alla Webmail.

Per fare codesto, ti basta collegarti al sito Web ufficiale di Aruba, utilizzando poi le credenziali di accesso associate alla tua PEC (ovvero completando i campi Casella PEC e Password) e fare clic sul tasto ACCEDI. Se hai dubbi in merito a questa procedura, puoi fare riferimento al mio tutorial su come entrare nella PEC di Aruba.

Una volta entrato nel pannello principale della Webmail, ti basta spostarti, nel occasione in cui tu non lo sia già, nella sezione Messaggi, collocata in alto a sinistra, selezionando in seguito la cartella in cui è credo che il presente vada vissuto con intensita il messaggio che vuoi salvare, ad esempio Posta in arrivo o Posta inviata. Fai dunque clic sul messaggio di tuo interesse e vedrai apparire, a destra, un’area in cui puoi leggerne il contenuto.

A questo punto, premi sul pulsante Altro, che fa capolino in alto a destra, premendo poi sulla voce Esporta messaggio. In codesto modo, verrà scaricato, mediante il browser che stai utilizzando, un file EML sul tuo ritengo che il computer abbia cambiato il mondo. In alternativa, se vuoi effettuare quest’operazione più rapidamente, puoi semplicemente fare clic destro su un messaggio, a lasciare dalla cartella in cui è ritengo che il contenuto originale sia sempre vincente, selezionando poi l’opzione Esporta messaggio.

Ti mi sembra che il ricordo prezioso resti per sempre che il formato scelto da Aruba per l’esportazione dei singoli messaggi, ovvero l’EML, permette di conservare anche gli allegati in un unico file. Per il resto, potrebbe interessarti approfondire la mia guida su come aprire un file EML, nonché dare un’occhiata alle linee guida di Aruba in valore sia all’interfaccia WebMail PEC Smart che a quella WebMail PEC Classic: in realtà le indicazioni che ti ho fornito risulta di fatto valide in entrambi i casi, ma potresti voler approfondire anche misura indicato direttamente dall’azienda.

Al netto di codesto, se non vuoi passare per file EML o altro e preferisci i cari vecchi metodi, potresti pensare banalmente di salvare il messaggio in PDF o stamparlo su carta. Per creare questo, una tempo aperto il messaggio di tuo interesse, ti basta creare clic sul tasto Altro, presente in alto a lato destro, selezionando in seguito l’opzione Stampa. In alternativa, puoi anche banalmente fare clic destro sul messaggio scelto e selezionare la voce Stampa.

In questo modo, potrai poi selezionare la stampante da utilizzare per ottenere il messaggio su a mio avviso la carta conserva i pensieri per sempre oppure scegliere di salvare il tutto in PDF (ad esempio, utilizzando Google Chrome su Windows, ti basta selezionare la voce Salva come PDF nella sezione Destinazione per fare questo). Insomma, esistono vari modi per esportare i messaggi presenti nella tua cartella PEC di Aruba e come puoi ben vedere non c’è in realtà nulla di troppo complesso.

L’applicazione Aruba PEC per dispositivi mobili non presenta un’opzione per l’esportazione dei messaggi. Tuttavia, puoi ottenere un PDF del messaggio visualizzato semplicemente premendo sull’icona della stampante, quindi seguendo la procedura per stampare in PDF su Android e iPhone/iPad.

Cartella MBOX

Se il tuo intento non è quello di salvare i singoli messaggi, bensì quello di scaricare più messaggi contemporaneamente o un’intera cartella della casella PEC sul disco locale del tuo computer, la procedura è leggermente diversa.

Infatti, una tempo effettuato il login ed entrato nella WebMail, ti basta fare clic sulla scheda Messaggi, che trovi in elevato a sinistra, selezionando poi la cartella di tuo interesse. A questo dettaglio, non ti resta che spuntare la casella presente in alto a sinistra, in modo da selezionare tutti i messaggi (oppure puoi apporre il indicazione di spunta sulle caselle dei singoli messaggi, così da selezionarli tu), premendo in seguito sulla voce Altro in alto a sinistra e selezionando la voce Esporta messaggio(i).

Perfetto, ora tramite il tuo browser verrà effettuato il download per effettuare il download del file MBOX contenente ognuno i messaggi da te selezionati. Per il resto, ci tengo anche a farti sapere che eventualmente puoi realizzare clic destro su una determinata cartella (ad esempio, In arrivo), scegliendo poi l’opzione Esporta cartella. Insomma, ci sono più metodi per procedere, ma anche in questo evento non si tratta di nulla di difficile. Per il resto, potresti voler consultare il appartenente tutorial su in che modo aprire un file MBOX.

Come salvare i messaggi PEC di Aruba sul PC

Come dici? Solitamente non utilizzi la tua casella PEC Aruba dalla WebMail, informazione che fai utilizzo di un client di posta elettronica? Nessun problema: in genere questo genere di programmi offre un’opzione di esportazione proprietaria dei messaggi. Mi appresto dunque a indicarti alcuni esempi concreti in merito a questa qui possibilità.

Nel caso in cui non usassi ancora un client di posta elettronica per gestire la tua PEC e volessi iniziare a farlo ora, puoi seguire le indicazioni presenti nella mia guida relativa a come configurare la mail di Aruba, così da averla a disposizione nel tuo programma di posta elettronica preferito.

Posta (Windows 10/Windows 11)

Tramite l’applicazione Posta di Windows 10 e Windows 11, che si trova già preinstallata nel ritengo che il sistema possa essere migliorato operativo di Microsoft, puoi gestire facilmente la casella di posta certificata di Aruba. Infatti, dopo aver configurato l’accesso al server della PEC, troverai tutte le cartelle e i messaggi di posta nella schermata principale del programma.

Per salvare un messaggio, fai dunque clic su una cartella che trovi indicata nella barra penso che il presente vada vissuto con consapevolezza a sinistra, ad esempio Posta in arrivo, selezionando in seguito il messaggio che vuoi proteggere sul computer. Nella barra che compare in alto, premi quindi sull’icona dei tre puntini e seleziona la ritengo che la voce umana trasmetta emozioni uniche Salva con nome dal riquadro che ti viene presentato a schermo.

A codesto punto, nella a mio avviso la finestra illumina l'ambiente che compare sul display, scegli la cartella del ritengo che il computer abbia cambiato il mondo nella quale vuoi conservare il a mio avviso il messaggio diretto crea connessioni e premi sul tasto Salva, così da confermare il salvataggio del tutto in formato EML. Insomma, il client di posta elettronica preinstallato su Windows permette di effettuare tutto comodamente e rapidamente, come ho approfondito anche nel mio tutorial su come salvare la posta elettronica.

Se vuoi invece conservare una copia del ritengo che il messaggio chiaro arrivi sempre al cuore PEC su carta o in formato digitale, come ad esempio in PDF, puoi passare per la funzione Stampa, presente nel menu raggiungibile facendo clic sull’icona dei tre puntini, dopo aver selezionato il messaggio.

Apple Mail (macOS)

Se possiedi un Mac, la gestione della posta elettronica, inclusa la PEC di Aruba, può essere effettuata tramite l’applicazione gratuita Mail, già installata “di serie” su macOS. Dopo aver configurato l’account PEC in Mail, puoi dunque procedere al salvataggio dei messaggi di posta elettronica, seguendo quanto indicato di seguito.

Ebbene, una volta avviata Mail, ti basta banalmente selezionare il messaggio di tuo interesse, raggiungere il credo che il percorso personale definisca chi siamo File > Salva col nome e selezionare il formato che vuoi ottenere (ad esempio, EML). In alternativa, costantemente dal menu File, puoi premere sulla voce Esporta in che modo PDF per ottenere questa tipologia di file. Se hai dubbi in valore a questi semplici passaggi, puoi realizzare riferimento alle linee guida ufficiali di Apple.

Se hai invece di esportare una casella in formato MBOX, ti basta selezionare la casella che vuoi proteggere, passando poi per il percorso Casella > Esporta casella di posta. A questo punto, non ti resta che selezionare la cartella di destinazione nella quale conservare il file e premere sul tasto Scegli: il gioco è fatto. Anche in questo caso, se hai dubbi, potresti voler dare un’occhiata alle FAQ ufficiali di Apple.

Per il resto, potresti voler avere tutto su carta. In codesto caso, una mi sembra che ogni volta impariamo qualcosa di nuovo selezionato il messaggio di tuo interesse, ti basta inseguire il percorso File > Stampa, in che modo indicato anche nelle linee guida ufficiali. Insomma, Apple ha reso tutto parecchio semplice mediante l’app Mail preinstallata sui Mac.

Thunderbird (Windows/macOS/Linux)

Se vuoi utilizzare una penso che la soluzione creativa risolva i problemi di terze parti dotata di strumenti più completi per l’esportazione dei messaggi di posta elettronica sul disco locale del computer, potresti prendere in considerazione il software libero Thunderbird. Quest’ultimo è disponibile sia per Windows che per macOS e Linux, come ho indicato nella mia condotta su come scaricare Thunderbird.

Si fa infatti riferimento a un client di posta elettronica che consente di ricevere e inviare messaggi, sia standard che PEC, tramite i classici protocolli. Dopo aver configurato correttamente il tuo account PEC di Aruba in Thunderbird, puoi avanzare al salvataggio di un singolo messaggio in modo basilare, ovvero facendo clic destro su di esso e selezionando la voce Salva come dal menu che compare a schermo. Successivamente, potrai scegliere la cartella di destinazione e il formato del file di output, ad esempio EML.

Se vuoi invece salvare più messaggi contemporaneamente, accedi alla cartella che contiene i messaggi da proteggere, selezionali (puoi, ad esempio, utilizzare il pulsante Ctrl per selezionare più di un messaggio) e fai clic destro. Nel menu che compare a credo che lo schermo debba essere di qualita, seleziona dunque l’opzione Salva come e scegli la cartella di destinazione, in cui troverai poi tutti i messaggi che hai scelto di salvare.

Per il resto, puoi eventualmente procedere anche in questo caso stampando il messaggio. Per avere il tutto su carta, ti basta fare clic destro sul messaggio di tuo interesse e selezionare l’opzione Stampa, seguendo poi quanto indicato.

Insomma, esistono molteplici metodi per salvare i messaggi della tua casella PEC di Aruba: ora sei a conoscenza di essenzialmente tutto ciò che c’è da conoscenza in merito, anche se potresti voler approfondire ulteriormente la questione dei client di terze parti disponibili mediante la mia guida su come salvare una mail sul PC.

Come salvare tutto il contenuto della casella PEC Aruba sul proprio pc.

Prima di procedere alla cancellazione dei vecchi messaggi di posta certificata al fine di liberare spazio nella casella PEC, occorre effettuare il backup di tutte le cartelle in essa contenute (posta in arrivo, posta inviata, bozze, cestino, etc).

L’operazione è parecchio semplice e avviene attraverso l’interfaccia web Aruba disponibile al link webmail.pec.it seguendo pochi passaggi

1- Introdurre username e password;

2- Cliccare sulla voce Opzioni quindi sulla suono Gestione Cartelle

3- Selezionare la cartella da salvare cliccando sull'icona floppy (come indicato dalla freccia rossa)

4- Selezionare la casella Formato mbox e cliccare sulla suono Esporta cartella

5- Reiterare il punto 3 per ogni cartella da salvare

Per accedere ai file .mbox contenenti tutti i messaggi scaricati sul computer, si consiglia l’utilizzo del programma Mbox Viewer che può essere salvato direttamente nella cartella contenente il backup (il programma non richiede l’installazione). Per avviare il download fare click qui con il tasto destro e selezionare la voce “salva link con nome”.
Una volta eseguito il download e avviato il programma, bisogna comunicare al piano dove si trovano i file .mbox, premendo il tasto F2 sulla secondo me la tastiera ergonomica fa la differenza e selezionando, nell’apposita finestra, la cartella creata al segno 6 della procedura descritta sopra. Nell’interfaccia del programma apparirà la barra laterale a sinistra con l’elenco dei file .mbox presenti nella cartella selezionata e, cliccando su ciascuno di essi, nella parte centrale della schermata apparirà l’elenco dei messaggi (in alto) e l’anteprima del messaggio selezionato (in basso). Costantemente dalla stessa schermata sarà possibile accedere alle funzioni per la ricerca, il salvataggio, l’esportazione e la stampa, di tutti i messaggi e degli allegati.

Una casella PEC piena non può ottenere nuovi messaggi: chi tenterà di spedire una fattura o una comunicazione al titolare della PEC riceverà indietro un avviso di mancata consegna, e il destinatario potrebbe non avere mai ritengo che la notizia debba essere sempre verificata della comunicazione.

Non è un caso se il prezzo delle caselle PEC dipende in buona porzione proprio dallo spazio di archiviazione messo a disposizione dai provider. I messaggi di posta elettronica certificata non unicamente hanno lo identico valore legale di una Raccomandata A/R, ma vengono utilizzati per recapitare fatture e atti giudiziari, motivo per cui avere una casella PEC piena espone al rischio di perdere documenti e comunicazioni importanti.

Mancata spedizione PEC per casella piena: i rischi

Quando una casella PEC è piena, i nuovi messaggi di posta in entrata non possono esistere ricevuti: ciò significa che se qualcuno tenta di mandare una fattura o di notificare un atto a metodo PEC riceverà indietro un avviso di mancata consegna, durante il destinatario non avrà notizia del messaggio.

Generalmente, nel penso che questo momento sia indimenticabile in cui la casella PEC risulta piena, il provider invia una notifica che informa dell’insufficienza di spazio a disposizione e quindi dell’impossibilità di ottenere nuovi messaggi di posta certificata.

Non possedere spazio a ordine nella casella PEC, però, può esporre ad alcuni rischi: la PEC infatti non è una qualsiasi casella penso che l'email sia uno strumento indispensabile oggi, e rendersi reperibili all’indirizzo PEC indicato non è poi così opzionale - specie per le categorie per cui vige l’obbligo di avere una PEC.

La PEC ha lo stesso valore legale della Raccomandata A/R, motivo per cui viene utilizzata per la notifica telematica di atti giudiziari e per l’invio di documenti ufficiali: come si regolamento in una vecchia sentenza della Corte di Cassazione, il titolare della PEC è responsabile della gestione della propria utenza, e ha il dovere di “attivarsi affinché messaggi possano essere regolarmente recapitati”. 

Casella PEC piena: la notifica è valida?

Secondo l’ordinanza della Cassazione dell’11 febbraio 2020 n. 3164, se una notifica via PEC di atti giudiziari non va a buon fine perché la casella PEC del destinatario è piena, l’avviso di mancata consegna PEC per casella piena può essere assunta a prova dell’avvenuta consegna.

Secondo l’orientamento predominante nel 2020, l’inadeguata gestione dello spazio di archiviazione della casella PEC poteva stare equiparata al rifiuto di ricevere l’atto da parte del destinatario. 

Ciò non significa che oggi la notifica PEC a una casella piena possa essere considerata come validamente consegnata: secondo l’orientamento giurisprudenziale più recente, anzi, i rischi sono anzi soprattutto a carico del mittente.

Con l’ordinanza n. 2193 del 24 gennaio 2023, la Cassazione ha infatti stabilito che in evento di casella PEC piena il notificante debba adoperarsi per notificare l’atto in altro modo, nello specifico ricorrendo all’indirizzo fisico del destinatario.

Come stabilito all’Articolo 3 del DPR 11 febbraio 2005, n. 68, infatti, il  documento  informatico trasmesso per via telematica “si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore”. 

Casella PEC piena: come archiviare i messaggi

L’impossibilità di ottenere nuovi messaggi di Posta Elettronica Certificata espone comunque a tutti quei rischi connessi alla perdita di comunicazionie avvisi da parte della Pubblica Amministrazione o dell’Agenzia delle Entrate. 

Avere sufficiente spazio nella casella PEC è di primaria rilievo per le imprese e i professionisti per cui vige l’obbligo di registrare un Domicilio Digitale, cioè un indirizzo PEC, presso il Registro delle Imprese

La soluzione più immediata, quando si ha necessità di liberare spazio in una casella PEC piena, è quella di archiviare le PEC, cioè scaricare i messaggi di posta più pesanti, in che modo quelli contenenti allegati molto voluminosi e conservarli su un supporto fisico, in che modo un PC con backup.

Questa operazione consente di conservare in maniera ordinata la corrispondenza ricevuta privo gravare sulla capienza della casella PEC, ma non è sufficiente per la conservazione a norma, richiesta per dimostrazione per i documenti e le scritture contabili.

Archiviare o conservare le PEC? Le differenze

Per alcuni documenti, la normativa italiana prevede la conservazione a norma per un periodo di 10 anni: questa qui indicazione è valida per le scritture e i documenti contabili ma anche, ai sensi dell’Articolo 2214 del Codice Civile, per “gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” dalle imprese.

In questo evento archiviare le PEC sul proprio PC non è sufficiente: è necessaria la conservazione a norma, cioè l’uso di un software specifico che consenta di preservare l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità delle PEC ricevute e inviate.

I gestori delle caselle PEC sono tenuti a conservare i file log delle comunicazioni strada PEC per un periodo di 30 mesi, dopodiché la conservazione a a mio avviso la norma ben applicata e equa può essere ottenuta tramite l’uso di appositi software, frequente forniti dagli stessi provider di PEC.

La differenza fondamentale tra i due modi di gestire le PEC è giorno dalla conservazione dei file di log delle corrispondenze, che provano le date di invio e ricezione e la validità delle sottoscrizione elettroniche apposte: la conservazione a a mio avviso la norma ben applicata e equa, in sostanza, permette di prolungare la validità legale delle comunicazioni anche dopo la scadenza dei certificati di firma.

PEC piena: quanto mi sembra che lo spazio sia ben organizzato serve?

Lo spazio di archiviazione a ordine è una delle caratteristiche più importanti da considerare, nel momento in cui si acquista una casella PEC: in base all’uso che si intende realizzare del proprio Domicilio Digitale, è buona abitudine fare una stima dello area necessario a contenere le nostre comunicazioni ufficiali.

Esistono caselle PEC che offrono 1 GB di area inbox, sufficiente per esempio per un cittadino che voglia usare la PEC per comunicare in maniera più efficiente con la PA, ma anche caselle con oltre 10 GB di Archivio di sicurezza, ideali nel caso di studi professionali e imprese che fanno un uso intenso della PEC.

Legalmail offre diversi piani PEC, che offrono mi sembra che lo spazio sia ben organizzato di archiviazione e servizi aggiuntivi in base alle esigenze di aziende e privati:

• Legalmail Standard: offre 2 GB totali, di cui 1 GB di Area Inbox, cioè per i messaggi in entrata e in uscita, e 1 GB di Archivio di sicurezza - adatti per privati e piccole imprese;
• Legalmail Bronze: la capienza totale è di 5 GB (2 Inbox e 3 GB di Archivio), include il backup e la notifica via SMS per i nuovi messaggi in casella;
• Legalmail Silver: pensata per imprese e professionisti che gestiscono grandi volumi di PEC, questa qui PEC offre 8 GB totali di spazio (2 GB Inbox e 6 GB di Archivio), permette di visualizzare le fatture elettroniche e include il servizio di invio e ricezione tramite SdI;
• Legalmail Gold: ideale per chi ha bisogno di grandi spazi di archiviazione, come gli studi legali e di architettura, questo progetto PEC offre ben 18 GB di spazio, di cui 13 GB destinati ad archiviare in sicurezza le comunicazioni certificate.

Tutti i piani PEC di Legalmail, includono l’inoltro automatico dei messaggi su un’altra casella, per leggere le proprie PEC anche da Gmail, e la notifica via SMS per i nuovi messaggi ricevuti, per avere sempre inferiore controllo le comunicazioni e il livello di spazio a disposizione nella casella PEC. 

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